Assistant(e) Groupement Sud 50%/ Centre Ouest-Agglo 50%

Assistant(e) Groupement Sud 50%/ Centre Ouest-Agglo 50%

Type : Cadre des adjoints administratifs

Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés

Description :

Le Groupement sud, dont le siège est situé à Seyssinet-Pariset, est composé de sa direction, du service moyens fonctionnels, du bureau RH formation, du bureau technique logistique, du service moyens opérations, et de 14 centres, dont le centre Ouest Agglo qui comprend les casernes de Seyssinet-Pariset et de Sassenage.

Le poste, à temps complet, est partagé à 50% sur les missions d’assistant(e) de centre Ouest-Agglo, et 50% assistant(e) pour le groupement sud ; ce poste nécessite de travailler sur les sites de Seyssinet Pariset (caserne et siège du groupement SUD) et Sassenage (caserne).

Ainsi, placé(e) pour 50% de votre temps de travail sous la responsabilité du chef de centre Ouest-Agglo, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier au sein d'un centre.

Et, placé(e) pour 50% sous la responsabilité directe du chef du groupement Sud, vous interviendrez selon les pics d’activités sur les différents services et bureau du groupement et pourrez être amenée à renforcer ou suppléer certain(e)s assistantes de centre du territoire sud. Vous intégrerez une équipe d’assistantes et participerez à la continuité de service.

Assurer les différentes missions d’assistante de centre :

• Gestion de l'accueil et du courrier du centre
• Suivi des carrières des SPP et des SPV
• Gestion des indemnités SPV
• Coordinations administratives (assurer l’interface agents/chefs de caserne/chefs de centre/groupements territoriaux ou fonctionnels, homogénéiser les procédures, renseigner les agents sur les procédures départementales, etc.)
• Assurer le suivi des formations (inscriptions, transmission des convocations, réception des diplômes

Apporter une assistance administrative aux différents services du groupement sud, notamment

• Gestion de l’accueil et du courrier
• Assurer le stockage informatique et la gestion des données dématérialisées (modernisation et architecture)
• Gérer les rendez-vous, les plannings
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Mettre en œuvre les réunions, commission
• Produire et mettre en forme des documents, les classer, archiver
• Diffuser les informations sur différents supports

Missions secondaires

Coordination de l'action sociale au niveau du centre

• Effectuer le lancement des différentes campagnes et assurer leur suivi
• Gérer les dossiers porteurs d'une problématique particulière, en lien avec les différents acteurs
• Veiller à l'application des procédures en matière d'action sociale

Date limite de candidature : 31/10/2020

Prise de fonction : 23/11/2020

Profils recherchés :

Savoirs

• Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Maîtrise des applications informatiques de type bureautique
• Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS 38
• Notions de base de la carrière des fonctionnaires et des SPV
• Connaissance des outils collaboratifs (Office 365)

Savoir-faire

• Traiter, trier et prioriser les informations
• Saisir les informations, les données
• Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée

Savoir-être

• Avoir le sens du travail en équipe
• Avoir le sens du relationnel
• Avoir le sens de la confidentialité
• Avoir le sens de l'écoute
• Être organisé(e) et rigoureux/se
• Être polyvalent(e) et adaptable

Formation aux outils de bureautiques et logiciels métier

Permis VL requis (déplacements sur le territoire)