Assistant(e) de gestion de l'action sociale

Assistant(e) de gestion de l'action sociale

Service : Service des emplois, de la gestion prévisionnelle et de l'action sociale

Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés

Description :

Sous la responsabilité de l’adjointe au chef du service des emplois, de la gestion prévisionnelle et de l'actions sociale vous assurez la gestion technique et administratives des dossiers afférents à l’action sociale et vous assurez la gestion technique et administrative en matière de recrutement et de mobilité.

Vous aurez pour missions principales :

Animation du réseau départemental d'action sociale

• Conseiller et former les référents action sociale
• Rediriger les agents vers les interlocuteurs appropriés (casernes, groupements)
• Organiser et/ou effectuer les réunions des référents action sociale
• Organiser et/ou effectuer l'information des nouveaux arrivants
• Assurer la communication interne sur les prestations sociales
• Concevoir la mise en œuvre de projets départementaux liés à l'action sociale

Gestion des commandes des CESU et tickets restaurant

• Élaborer et mettre en œuvre les procédures et documents de demande de CESU
• Examiner les demandes individuelles et apporter une réponse adaptée
• Lancer le traitement des commandes et effectuer des vérifications aléatoires
• Envoyer la commande au(x) prestataire(s) et s'assurer de son traitement
• Réceptionner, contrôler, vérifier les livraisons
• Assurer la distribution des prestations
• Contrôler la conformité entre les bons de commande et la facturation

Gestion des campagnes de prestations sociales

• Effectuer les paramétrages des applicatifs dédiés
• Lancer les différentes campagnes (chèques vacances, prime rentrée scolaire, prestations sociales COS, etc)
• S'assurer du bon déroulement des campagnes en cours

Gestion de la protection sociale complémentaire

• Effectuer les paramétrages des applicatifs dédiés
• Lancer la campagne, réceptionner, vérifier et saisir les dossiers de protection sociale (campagne annuelle)

Pour missions secondaires :

Gestion de l'accueil et du courrier du service

• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Fournir des réponses standards et des réponses adaptées sur des problématiques courantes
• Transmettre les demandes particulières à l'interlocuteur compétent
• Participer à la transmission de la réponse à une problématique requise
• Enregistrer le courrier entrant et sortant
• Assurer le suivi de certains courriers
• Assurer la gestion des mails : réorientation et traitement direct

Gestion du processus de recrutement

• Participer au traitement des commissions de recrutement : tri et pré-sélection des candidatures, réservation de salles, constitution du dossier « jury », convocation des candidats et du jury, courrier de recrutement, constitution du dossier administratif des candidats retenus et transmission au SGPR, courriers de refus
• Traiter les candidatures : enregistrements, envoi au service concerné et envoi d'un accusé de réception au candidat, classement
• Saisir les offres d’emploi (intranet, pôle emploi, emploi territorial), création du dossier (pochette, dossier suspendu)
• Mettre à jour le répertoire des offres en collaboration avec les assistantes du SEPS
• Participer au traitement du recrutement des saisonniers et mobilités iso grade

Gestion des traitements ponctuels

• Traiter des courriers de changement de régime indemnitaire, changement d'emploi, mobilité interne, réintégration suite disponibilité, demande de gardes postées, etc…
• Assister le responsable et les chargés du service afin d'optimiser la gestion de leur activité

Collecte des données sur le bilan social

• Mettre en place des statistiques et des tableaux de bord périodiques permettant d'alimenter le bilan social dans son domaine de compétence

Veille juridique

• Se tenir informée de l’actualité juridique relative à l’action sociale
• Actualiser les procédures au regard des évolutions réglementaires et mettre à jour l’outil dédié à l’action sociale
• Rédiger des notes pour l’encadrement du GRH

Contrainte de service : Assurer la continuité de service sur les missions principales et secondaires en lien avec les deux assistantes du pôle administratif

Date limite de candidature : 06/12/2020

Prise de fonction : 04/01/2021

Profils recherchés :

Savoirs

• Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Connaissances du cadre juridique et fiscal de l'action sociale dans la fonction publique territoriale
• Connaissances des dispositifs existants en matière de protection sociale complémentaire
• Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS 38 (e-civirh, GRH 38, Intranet RH, Temps 18)

Savoir-faire

• Comprendre et appliquer la réglementation
• Saisir les informations, les données
• Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée

Savoir-être

• Avoir le sens du travail en équipe
• Avoir le sens de la confidentialité
• Avoir le sens de l'écoute

Mobilité interne ou recrutement externe

Candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à adresser à M. le Président du Conseil d'administration :

• soit par courrier à SDIS 38, Etat-major, 24 rue René Camphin, CS 60068, 38602 Fontaine cedex
• soit par mail à l'adresse : grh.recrutement@sdis38.fr

La Commission de recrutement aura lieu durant la semaine du 14 au 18 décembre 2020