Assistante de gestion spécialité « constructions »

Assistante de gestion spécialité « constructions »

Service : Groupement immobilier Service « études et travaux »

Type : Cadre d’emploi des adjoints administratifs / Catégorie C

Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés

Description :

Grade : cadre d’emploi des adjoints administratifs / Catégorie C

Au sein du bureau « maîtrise d’œuvre externe » et sous l’autorité du chef du service « études et travaux », vous aurez pour mission la gestion administrative et comptable des opérations de construction inscrites en programmation pluriannuelle d'investissement.

Principales activités :
- Apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion financière, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers au service études et travaux.
- A ce titre, vous aurez en charge la gestion de l'accueil et du courrier et la réalisation et la mise en forme de documents

En outre, vous aurez pour mission l'organisation du fonctionnement du service :
- Planifier et participer aux réunions de chantier ( prendre des notes et rédiger des comptes rendus)
- Participer à l'élaboration du bilan de service
- Assister le chargé d'opération lors de la passation des marchés publics
- Assurer la communication des opérations de construction sur différents supports

Vous aurez également en charge la gestion financière des opérations de travaux avec notamment pour missions :

- Établir et suivre des engagements liés aux opérations de travaux
- Éditer et contrôler des situations de travaux ainsi que de l'ensemble des facturations.
- Assurer le lien administratif et comptable lorsque le service est en position de mandataire. Assurer l'élaboration, la gestion et le suivi de tous les documents financiers relatifs à une opération en co-maîtrise d'ouvrage.
- Participer au suivi du budget, éditer les tableaux de bord
- Assurer, en lien avec les chefs de projets, le suivi administratif dans l’exécution des marchés de travaux.
- Participer aux relations avec les fournisseurs

Activités secondaires :

Vous aurez également pour mission de collaborer avec le chef de projet "Maison à feu" (environ 20% du temps de travail) :

- Réaliser de la mise en forme de courrier

- Participer à des réunion : prendre des notes et faire un compte-rendu

- Effectuer des prises de rendez-vous

Mode de recrutement : mobilité interne et externe

Date limite de candidature : 09.11.2019

Prise de fonction : 01.12.2019

Profils recherchés :

- Être rigoureux, organisé et être capable de travailler en équipe
- Connaissances en marchés publics et du CCAG exigées
- Connaissance de base de la loi MOP exigée
- Connaissance et maîtrise des finances publiques exigée
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique et notamment des outils tableurs
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie et sens de l’organisation
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Disponibilité
- Permis B