Assistant(e) du centre Vals du Dauphiné

Assistant(e) du centre Vals du Dauphiné

Type : Emploi permanent

Catégorie : Cadre d'emploi des adjoints administratifs

Description :

Mission principale du service : représente le SDIS à l'échelle d'une caserne. Participe à la définition de la politique départementale sur la caserne. Organise les relations de proximité. Anime les ressources humaines sur son territoire.

Composition du service : la caserne de la Tour-du-Pin fait partie du centre Vals du Dauphiné situé au sein du groupement nord ; le centre est composé de 440 agents dont 1 agent de catégorie A et 5 agents de catégorie C. Elle comprend 436 sapeurs-pompiers volontaires.

Positionnement de l'agent dans l'organigramme : placé sous la responsabilité du chef de centre.

Lieu du service : Centre Vals du Dauphiné – caserne de la Tour-Du-Pin.

Missions principales

Gestion de l'accueil et du courrier du centre

• Accueillir, renseigner et orienter les personnes se présentant
• Assurer l'accueil téléphonique
• Fournir des réponses standards sur des problématiques courantes
• Transmettre les demandes particulières à l'interlocuteur compétent
• Participer à la transmission de la réponse à une problématique requise
• Enregistrer le courrier entrant et sortant
• Assurer le suivi de certains courriers

Suivi des carrières SPV

• Constituer les dossiers de 1er engagement (renseignements des candidats, inscription aux tests de recrutement, saisie dans le SIRH des dossiers de candidature, vérification et relance des pièces manquantes...)
• Gérer les réunions des comités de centre et de caserne (planification des réunions, convocations, participation aux réunions, prise de notes et rédaction du compte-rendu)
• Assurer le suivi des documents de mutations, suspensions, doubles affectations, changements d'affectation, suivi maladie (arrêts maladie, accidents en service commandé) conventions employeurs, formations, médailles, honorariat, PFR... (mises à jour des données, contrôles, relances et transmissions des documents)
• Constituer les dossiers de fin d'engagement (allocation vétérance, PFR), vérifier et signaler tout changement des allocataires (coordonnées, décès, bénéficiaires)
• Suivre les visites médicales (SPV) transmettre les documents au SSSM (analyses, vaccinations, fiches bilan VSAV…)

Gestion des indemnités SPV

• Saisir des indemnités SPV (gardes, astreintes, manœuvres casernes, travaux administratifs, techniques et d'entretien)
• Suivre les crédits caserne (alerte dépassement, transferts de crédits, statistiques)
• Établir et transmettre les plannings mensuels chefs de groupe (collecte des informations, synthèse, relances)

Coordinations administratives

• Relancer les échéances aux chefs de caserne (avis avancement, dates réunions, échéances campagne d'action, avis à rendre GRH)
• Renseigner les agents sur les procédures départementales (RH, technique, logistique, formation...)
• Faire l'interface entre les agents / les chefs de caserne / chefs de centre / groupements territoriaux ou fonctionnels
• Solliciter les référents départementaux et territoriaux afin de répondre à des demandes spécifiques
• Homogénéiser les procédures aux niveaux des casernes (mise à disposition des instructions, informations, contrôle)

Suivi des formations

• Suivre les dossiers de stages départementaux et manœuvres (transmission des convocations, réception des diplômes et attestations de stages, bilans)
• Constituer et suivre les dossiers permis PL (convention permis PL et dossiers de renouvellement)

Suivi des carrières SPP

• Être le correspondant « action sociale » : relayer les campagnes d'actions sociales, centraliser et vérifier les dossiers d'action sociale (prestations interministérielles et COS, PDA, CESU), distribution des titres restaurant
• Suivre le dossier mobilité (centralisation et transmission des candidatures)
• Suivre les visites médicales (SPP), transmettre les documents au SSSM (analyses, vaccinations...)

Missions secondaires

Coordination de l'action sociale au niveau du centre

• Effectuer le lancement des différentes campagnes et assurer leur suivi
• Gérer les dossiers porteurs d'une problématique particulière, en lien avec les différents acteurs
• Veiller à l'application des procédures en matière d'action sociale

Date limite de candidature : 31/12/2021

Prise de fonction : 01/05/2022

Profils recherchés :

Savoirs

• Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Maîtrise des applications informatiques de type bureautique
• Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS 38
• Notions de base de la carrière des fonctionnaires et des SPV

Savoir-faire

• Traiter, trier et prioriser les informations
• Saisir les informations, les données
• Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée

Savoir-être

• Avoir le sens du travail en équipe
• Avoir le sens de la confidentialité
• Avoir le sens de l'écoute

Mobilité interne ou recrutement externe

• Candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à adresser à Mme la Présidente du Conseil d'administration
• Merci de transmettre pour les agents de la fonction publique, votre dernier arrêté de situation administrative.

La commission de recrutement aura lieu courant janvier 2022