Assistante au groupement immobilier Service « études et travaux »
Assistante au groupement immobilier Service « études et travaux »
Fontaine
Type : Permanent
Catégorie : Cadre d'emplois des adjoints administratifs
Description :
Gestion de l’accueil et du courrier du service
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes se présentant
- Assurer l’accueil téléphonique
- Fournir des réponses standards sur des problématiques courantes
- Transmettre les demandes particulières à l’interlocuteur compétent
- Participer à la transmission de réponse à une problématique requise
- Enregistrer le courrier entrant et sortant
- Assurer le suivi de certains courriers.
Réalisation et mise en forme de documents
- Rédiger la correspondance courante
- Mettre en forme et éditer les courriers et autres documents conformément à la charte graphique ;
- Classer / archiver les documents traités (informatiques et papiers)
- Reproduire et relier des documents
Organisation du fonctionnement du service
- Gérer certains rendez-vous et le planning des cadres du service
- Participer à l’élaboration du bilan de service
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Mettre en œuvre des réunions, commissions
- Participer à la relecture des courriers et autres documents
- Diffuser des informations sur différents supports
Missions secondaires
Gestion financière du service
- Etablir et éditer des bons de commande
- Participer au suivi du budget et éditer les tableaux de bord
- Assurer le suivi de la facturation et des marchés publics
- Participer aux relations avec les fournisseurs
Gestion ponctuelle de dossiers
- Assistante du gestionnaire sur la mise à jour du référentiel de construction et des outils de travail en place (programme type, recueil de données, outil de déroulement d’opération …) ;
- Gestion des sinistres en cas d’absences
Date limite de candidature : 29/01/2023
Prise de fonction : 06/03/2023
Profils recherchés :
Savoir
- Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Maîtrise des marchés publics
- Maîtrise des techniques comptables
- Maîtrise des applications informatiques de type bureautique
- Maîtrise des techniques de secrétariat (classement, archivage, traitement du courrier...)
Savoir-faire
- Traiter, trier et prioriser les informations
- Saisir les informations, les données
- Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée
Savoir-être
- Avoir le sens du travail en équipe
- Avoir le sens de la confidentialité
- Avoir le sens de l'écoute
- Être rigoureuse
Rémunération et prestations sociales
- Rémunération statutaire
- Régime indemnitaire (290 € bruts/mois)
- Prime annuelle (1 mois brut indice moyen du grade)
- Tickets restaurants
- Comité des œuvres sociales (Centre de gestion)
- Mutuelle : participation financière suivant conditions de ressources
Mode de recrutement : recrutement interne et externe
Candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) à adresser à Mme la Présidente du Conseil d'administration :
- soit en remplissant le formulaire ci-dessous
- soit par courrier à SDIS 38, Etat-major, 24 rue René Camphin, CS 60068, 38602 Fontaine cedex
- soit par mail à l'adresse : grh.recrutement@sdis38.fr
La commission de recrutement aura lieu la 1ère semaine de février 2023