Assistant(e) de gestion formation

Assistant(e) de gestion formation

Service : Groupement formation et sport

Type : Cadre d'emplois des adjoints administratifs

Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés

Description :

Sous la responsabilité de la cheffe de groupement Formation et Sport vous aurez pour principales missions :

Gestion des stages
- Créer un stage,
- Inscrire les agents,
- Convoquer les stagiaires,
- Convoquer les formateurs et formateurs plateau,
- Éditer et transmettre le dossier de conseiller pédagogique,
- Coordonner avec les CTD de chaque spécialité,
- Modifier les inscriptions, désister, compléter un stage,
- Relancer, informer les acteurs,
- Réaliser les ordres de mission,
- Clore un stage,
- Traiter la partie financière des stages SPP et SPV,
- Préparer les jurys,
- Affecter les compétences liées à un stage,
- Éditer les diplômes.

Gestion de stages particuliers ou extérieurs en lien avec les responsables de domaine
- Assurer les relations, les inscriptions et le suivi avec les organismes extérieurs,
- Établir les demandes d'achat,
- Renseigner les services et agents sur l'évolution de leurs inscriptions,
- S'adapter aux particularités des différents organismes (dématérialisation, procédures…),
- Vérifier les documents, conventions.

Renseignements et informations aux services et agents
- Répondre aux questions concernant les stages,
- Répondre aux questions concernant les recrutements SPP et SPV,
- Orienter vers les interlocuteurs de la filière formation,
- Gérer les mails adressés au secrétariat,
- Saisir les gardes et imprimer les bilans dans Temps 18,
- Répertorier et saisir les cumuls d'activité.

Gestion de l'accueil et du courrier du groupement
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes se présentant,
- Assurer l'accueil téléphonique,
- Fournir des réponses standards sur des problématiques courantes,
- Transmettre les demandes particulières à l'interlocuteur compétent,
- Participer à la transmission de la réponse à une problématique requise,
- Enregistrer le courrier entrant et sortant,
- Assurer le suivi de certains courriers.

Vous aurez pour missions secondaires :

Participation aux manifestations sportives
- Inscrire les participants,
- Préparer les dossiers,
- Saisir les résultats lors des épreuves.

Date limite de candidature : 20/02/2020

Prise de fonction : 15/03/2020

Profils recherchés :

Savoirs
- Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics,
- Connaissances du cadre réglementaire relatif à la formation,
- Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS de l'Isère (base accès formation, Agatt),
- Maîtrise des applications informatiques de type bureautique.

Savoir-faire
- Traiter, trier et prioriser les informations,
- Saisir les informations, les données,
- Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée.

Savoir-être
- Avoir le sens du travail en équipe,
- Avoir le sens de la confidentialité,
- Avoir le sens de l'écoute.