Assistant(e) de gestion formation (CDD de 6 mois)
Assistant(e) de gestion formation (CDD de 6 mois)
La Cote-Saint-André
Service : Groupement formation et sport
Type : Adjoint administratif
Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés
Description :
Placé sous la responsabilité du chef de groupement Formation et Sport, vous assurez la gestion technique et administrative en matière de formation : suivi des stages.
CDD jusqu'au 30 juin 2021
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Gestion des stages
- Créer un stage
- Inscrire les agents
- Convoquer les stagiaires
- Convoquer les formateurs et formateurs plateau
- Éditer et transmettre le dossier de conseiller pédagogique
- Coordonner avec les CTD de chaque spécialité
- Modifier les inscriptions, désister, compléter un stage
- Relancer, informer les acteurs
- Réaliser les ordres de mission
- Clore un stage
- Traiter la partie financière des stages SPP et SPV
- Préparer les jurys
- Affecter les compétences liées à un stage
- Éditer les diplômes
Gestion de stages particuliers ou extérieurs en lien avec les responsables de domaine
- Assurer les relations, les inscriptions et le suivi avec les organismes extérieurs
- Établir les demandes d'achat
- Renseigner les services et agents sur l'évolution de leurs inscriptions
- S'adapter aux particularités des différents organismes (dématérialisation, procédures…)
- Vérifier les documents, conventions …
Renseignements et informations aux services et agents
- Répondre aux questions concernant les stages
- Répondre aux questions concernant les recrutements SPP et SPV
- Orienter vers les interlocuteurs de la filière formation
- Gérer les mails adressés au secrétariat
- Saisir les gardes et imprimer les bilans dans Temps 18
- Répertorier et saisir les cumuls d'activité
Gestion de l'accueil et du courrier du groupement
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes se présentant
- Assurer l'accueil téléphonique
- Fournir des réponses standards sur des problématiques courantes
- Transmettre les demandes particulières à l'interlocuteur compétent
- Participer à la transmission de la réponse à une problématique requise
- Enregistrer le courrier entrant et sortant
- Assurer le suivi de certains courriers
Missions secondaires
Participation aux manifestations sportives
- Inscrire les participants
- Préparer les dossiers
- Saisir les résultats lors des épreuves
La commission de recrutement aura lieu jeudi 10 décembre 2020.
Date limite de candidature : 06/12/2020
Prise de fonction : 14/12/2020
Profils recherchés :
Savoirs
- Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Connaissances du cadre réglementaire relatif à la formation
- Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS de l'Isère (base accès formation, Temps 18)
- Maîtrise des applications informatiques de type bureautique
Savoir-faire
- Traiter, trier et prioriser les informations
- Saisir les informations, les données
- Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée
Savoir-être
- Avoir le sens du travail en équipe
- Avoir le sens de la confidentialité
- Avoir le sens de l'écoute