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Service Départemental d'Incendie et de Secours
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Assistant(e) de gestion formation

Assistant(e) de gestion formation

La Cote-Saint-André

Service : Groupement formation et sport

Type : Adjoint administratif

Catégorie : Personnels administratifs techniques et spécialisés

Description :

Placé sous la responsabilité du chef de groupement Formation et Sport, vous assurez la gestion technique et administrative en matière de formation : suivi des stages.

CDD jusqu'au 30 juin 2021

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Gestion des stages

  • Créer un stage
  • Inscrire les agents
  • Convoquer les stagiaires
  • Convoquer les formateurs et formateurs plateau
  • Éditer et transmettre le dossier de conseiller pédagogique
  • Coordonner avec les CTD de chaque spécialité
  • Modifier les inscriptions, désister, compléter un stage
  • Relancer, informer les acteurs
  • Réaliser les ordres de mission
  • Clore un stage
  • Traiter la partie financière des stages SPP et SPV
  • Préparer les jurys
  • Affecter les compétences liées à un stage
  • Éditer les diplômes

Gestion de stages particuliers ou extérieurs en lien avec les responsables de domaine

  • Assurer les relations, les inscriptions et le suivi avec les organismes extérieurs
  • Établir les demandes d'achat
  • Renseigner les services et agents sur l'évolution de leurs inscriptions
  • S'adapter aux particularités des différents organismes (dématérialisation, procédures…)
  • Vérifier les documents, conventions …

Renseignements et informations aux services et agents

  • Répondre aux questions concernant les stages
  • Répondre aux questions concernant les recrutements SPP et SPV
  • Orienter vers les interlocuteurs de la filière formation
  • Gérer les mails adressés au secrétariat
  • Saisir les gardes et imprimer les bilans dans Temps 18
  • Répertorier et saisir les cumuls d'activité

Gestion de l'accueil et du courrier du groupement

  • Accueillir, renseigner et orienter les personnes se présentant
  • Assurer l'accueil téléphonique
  • Fournir des réponses standards sur des problématiques courantes
  • Transmettre les demandes particulières à l'interlocuteur compétent
  • Participer à la transmission de la réponse à une problématique requise
  • Enregistrer le courrier entrant et sortant
  • Assurer le suivi de certains courriers

Missions secondaires

Participation aux manifestations sportives

  • Inscrire les participants
  • Préparer les dossiers
  • Saisir les résultats lors des épreuves

La commission de recrutement aura lieu mercredi 26 août 2020.

Date limite de candidature : 15/08/2020

Prise de fonction : 01/09/2020

Profils recherchés :

Savoirs

  • Connaissances des principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
  • Connaissances du cadre réglementaire relatif à la formation
  • Connaissances des outils informatiques spécifiques au SDIS de l'Isère (base accès formation, Temps 18)
  • Maîtrise des applications informatiques de type bureautique

Savoir-faire

  • Traiter, trier et prioriser les informations
  • Saisir les informations, les données
  • Déterminer les besoins et y apporter une réponse adaptée

Savoir-être

  • Avoir le sens du travail en équipe
  • Avoir le sens de la confidentialité
  • Avoir le sens de l'écoute

Candidature

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